Combien de temps les employeurs doivent-ils conserver leurs registres de paie?

En vertu de la loi fédérale américaine, les employeurs doivent tenir les registres de paie de leurs employés ou de leurs anciens employés pendant un certain temps. Toutefois, la durée varie en fonction de la loi à laquelle vous faites référence, ce qui peut faire en sorte que vous sachiez combien de temps il faut garder les dossiers des employés déroutants. En gardant à l'esprit les délais requis en vertu de chaque loi ainsi que les documents liés à la paie que la loi veut vous garder et pourquoi, vous pouvez plus facilement développer un système qui conserve les registres de paie aussi longtemps que la loi l'exige.

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Identification

Les registres de la paye sont, en général, tous les enregistrements relatifs aux heures travaillées par un employé et au salaire qui lui est versé, selon le département américain de travail. En vertu de la Loi sur les normes du travail équitables, les registres de paie contiennent des informations sur l'heure et le jour de début de chaque semaine de travail; le nombre d'heures travaillées chaque jour de travail et chaque semaine de travail; le montant total que l'employé a gagné en travaillant sans heures supplémentaires; le salaire horaire normal pour toute semaine au cours de laquelle l'employé a effectué des heures supplémentaires; le total des heures supplémentaires payées pour chaque semaine de travail; les montants des ajouts ou des déductions à la paie de l'employé chaque semaine; le montant total payé pour chaque période de paie; et les dates couvertes par chaque période de paie, selon le ministère du Travail des États-Unis. Cette information devrait être marquée avec les informations personnelles de l'employé, y compris le nom, l'adresse, la profession et le sexe. Si l'employé a moins de 19 ans, indiquez également sa date de naissance.

Lois applicables

En 2010, seules deux lois fédérales obligeaient les employeurs à conserver les registres de paie pour une durée indéterminée, selon le US Department of Labour et la US Equal Employment Opportunity Commission, ou EEOC. Ces deux lois sont la Loi sur les normes du travail équitable et la Loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi. Pour la FLSA et l'ADEA, la plupart des registres de paie doivent être conservés pendant trois ans, selon le ministère du Travail des États-Unis et l'EEOC. Bien que la LSF autorise les employeurs à se défaire de certaines fiches de paie supplémentaires, y compris les tableaux des salaires, après deux ans, l'ADEA exige que les employeurs tiennent ces registres pendant trois ans.

Format

L'ADEA n'exige pas des employeurs qu'ils conservent les fiches de paye dans un format particulier, tant que les dossiers sont disponibles lorsque l'EEOC les demande, selon l'EEOC. La FLSA n'exige pas que les horloges soient utilisées pour suivre les heures des employés, selon le Département du travail des États-Unis. La LSF n'exige pas non plus que les dossiers soient conservés dans un format particulier. Cependant, selon le ministère du Travail des États-Unis, un microfilm ou un ruban perforé ne devrait pas être utilisé à moins que l'employeur ne dispose également de l'équipement nécessaire pour rendre ces formats facilement lisibles.

Fonction

Le maintien des registres de paie des employés en vertu de la Fair Labor Standards Act vise à protéger les droits des employés à un salaire équitable, selon le ministère du Travail des États-Unis, y compris le droit au salaire minimum et aux heures supplémentaires. Les registres peuvent également être utilisés pour s'assurer qu'un employeur n'emploie pas d'enfants trop jeunes pour travailler légalement et n'emploie pas d'enfants qui peuvent travailler légalement pendant un nombre d'heures illégal. Le maintien des dossiers en vertu de la loi sur la discrimination fondée sur l'âge vise à garantir qu'un employé qui découvre qu'il a été victime de discrimination en raison de son âge peut trouver les informations nécessaires pour prouver ou infirmer sa demande, selon l'EEOC.

Considérations

En vertu de la LSF et de l'ADEA, les registres de paie sont généralement conservés pendant trois ans après la date de cessation d'emploi, selon l'EEOC. L'ADEA, la FLSA et d'autres lois peuvent exiger d'un employeur qu'il conserve différentes parties du dossier d'un employé pour différentes durées. Par exemple, bien que l'ADEA exige que les registres de paie soient conservés pendant trois ans, il exige que les informations de base sur l'employé ne soient conservées qu'une année, selon l'EEOC. Pour vous assurer que votre entreprise respecte toutes ses exigences en matière de conservation de documents, consultez un avocat qualifié en droit du travail.